Afortunadamente, el análisis de datos puede detectar señales de advertencia que los humanos a veces pasan por alto. A continuación, presentamos algunos tipos clave de inconsistencias de datos que puede utilizar para detectar fraudes tanto de las fuerzas internas como externas.

Entrada del libro mayor

Las entradas del libro mayor deben analizarse de cerca para detectar posibles fraudes o errores. Por ejemplo:

1. Identifique y busque palabras clave sospechosas.

a. Identifique descripciones de entradas de diario sospechosas utilizando palabras clave que pueden indicar entradas no autorizadas o inválidas.

b. Estratifique las cuentas del libro mayor.
Mire el rango normal de valores para destacar las entradas fuera de ese rango; si su entrada promedio en el libro mayor para la nómina es de $ 2 millones y una aparece como $ 500 mil, la entrada puede justificar un mayor escrutinio.

c. Busque cantidades atípicas de asientos de diario.
Utilice su solución de análisis para marcar las entradas que están a más de dos desviaciones estándar de las entradas típicas, ya que eso puede indicar un error contable o un posible fraude.

2. Estratifique las cuentas del libro mayor.

Mire el rango normal de valores para destacar las entradas fuera de ese rango; si su entrada promedio en el libro mayor para la nómina es de $ 2 millones y una aparece como $ 500 mil, la entrada puede justificar un mayor escrutinio.

3. Busque cantidades atípicas de asientos de diario.

Utilice su solución de análisis para marcar las entradas que están a más de dos desviaciones estándar de las entradas típicas, ya que eso puede indicar un error contable o un posible fraude.

Gastos de negocio

Los gastos en áreas como viajes y entretenimiento son a menudo donde los empleados sin escrúpulos pueden manipular números a través de múltiples métodos. Aquí hay algunas formas de monitorear el fraude en el seguimiento de gastos:

4. Analice el gasto medio por departamento.

Es probable que su departamento de ventas tenga costos de viaje mucho más altos que su equipo de programación. Supervise el gasto del departamento a lo largo del tiempo para comprender el rango promedio de cada división y configure una alerta para que se active si el departamento se desvía de ese rango. En algunos casos, un evento estacional específico, como una conferencia, puede desequilibrar el equilibrio, así que asegúrese de hacer un análisis línea por línea para confirmar si todo va por buen camino.

5. Compruebe si hay reclamaciones de reembolso sospechosas.

Un área común en la que los empleados pueden (a menudo sin darse cuenta) hacer una doble inmersión es el reembolso de combustible y kilometraje. Si ya están enviando millas para reembolso, los cargos por combustible deben marcarse como un artículo duplicado.

6. Identifique las compras divididas.

Los empleados pueden eludir los límites de compra al dividir una compra grande en dos elementos de línea diferentes; su solución de análisis puede alertarlo sobre tales «compras divididas».

7. Esté atento a los altos gastos de comidas en grupo.

Los registros históricos deben brindarle un buen nivel de referencia para los gastos promedio de comidas en grupo. Si un registro está fuera del rango normal, debe marcarse para su revisión.

8. Encuentra cantidades redondas.

¿Ves un gasto por una cantidad redonda, como un cargo de $ 200? No es probable que estos cargos ocurran por casualidad, por lo que puede significar que el empleado está utilizando su tarjeta de la empresa para sacar anticipos en efectivo.

9. Identifique reclamaciones duplicadas.

Algunos empleados pueden enviar informes de gastos por compras que ya han cargado a sus cuentas corporativas y recibir un reembolso dos veces por el mismo gasto.

10. Desactive las tarjetas de empresa inactivas.

Si un empleado deja su empresa pero su tarjeta aún está activa, puede ser susceptible de uso fraudulento. Asegúrese de que estas tarjetas de crédito se cierren de inmediato.

Nómina de sueldos

11. Marque los aumentos salariales sospechosos.

Esté atento a los pequeños aumentos salariales múltiples para el mismo empleado dentro de un solo año calendario, y comuníquese con Recursos Humanos para verificar que estén aprobados.

12. Identifique a los empleados fantasmas que todavía están en la nómina.

¿Los empleados que han sido despedidos o renunciaron siguen apareciendo en la nómina? En algunos casos, esto puede significar que otro empleado ha modificado la nómina a los datos de su propia cuenta bancaria como una forma de realizar un fraude financiero.

Pagos a proveedores

Los pagos a los contratistas abundan por comportamientos fraudulentos, ya que tanto el proveedor como un empleado sin escrúpulos pueden canalizar dinero a través de facturas falsas o infladas. A continuación, se incluyen algunos consejos para evitar el fraude de proveedores y los descuidos de facturación:

13. Separe la creación y facturación de proveedores.

Asegúrese de que el empleado responsable de crear perfiles de proveedor no sea también responsable de generar y aprobar facturas. Un empleado deshonesto puede aprovechar esta función para generar facturas falsas de proveedores ficticios, al igual que un extraño que ha obtenido acceso a las credenciales del sistema.

14. Marque las facturas duplicadas.

Los proveedores pueden enviar la misma factura varias veces, ya sea por accidente o como una forma de hacer un seguimiento de las facturas impagas. Si no tiene un sistema para rastrear y marcar duplicados, puede terminar pagando la misma factura dos veces.

15. Esté atento a los cambios frecuentes en los detalles del proveedor.

Por ejemplo, si una tabla maestra incluye cambios frecuentes en la dirección de un proveedor, este es un indicador potencial de fraude.

16. Identifique coincidencias entre los detalles del proveedor y del empleado en su tabla maestra.

Si identifica datos bancarios, direcciones u otros datos coincidentes entre un archivo de proveedor y los detalles de la nómina de empleados, esto puede ser un indicador de que el empleado ha configurado una cuenta de proveedor fraudulenta.

17. Encuentre compras sin orden de compra por encima del límite en dólares.

En la mayoría de las empresas, las compras por encima de un cierto umbral deben asociarse con una orden de compra; si observa grandes compras que no lo son, pueden ser indicativas de fraude o un error contable o del proveedor.

18. Seguimiento de recibos generales.

Los recibos generales se refieren a facturas de varios servicios que aún no se han prestado. Asegúrese de que, si los proveedores emiten el pago por adelantado del servicio o la recepción de los bienes, tenga una forma de rastrear la entrega de su trabajo.

Clientes

Los errores de fraude y contabilidad también pueden causar problemas al trabajar con sus clientes. Aquí hay un par de formas de verificar la contabilidad precisa con sus clientes:

19. Valide los límites de crédito del cliente.

Asegúrese de que todos sus clientes tengan límites de crédito consistentes con su perfil de crédito comercial y el tamaño de la empresa, señalando a aquellos que tienen límites de crédito excesivos. Es posible que esos clientes no puedan devolver los préstamos pendientes.

20. Identificar clientes sancionados.

Ejecute las cuentas de sus clientes a través de una base de datos que marcará a los clientes sancionados de los registros públicos. Esto le ayudará a identificar a los clientes que pueden necesitar una validación adicional o aquellos a los que se debería cortar.

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Hay muchas formas de identificar fraudes y errores contables dentro de su empresa, pero si solo está revisando las transacciones manualmente, es probable que se pierda muchas. Los errores, los cargos no autorizados y las señales de fraude pueden pasar por alto los ojos de su equipo de Cuentas por pagar, lo que podría generar pérdidas de millones de dólares en el transcurso de un año.

Para detectar con precisión y remediar rápidamente el fraude antes de que tenga un impacto importante en su organización, es importante implementar los mejores análisis de su clase que puedan analizar el 100% de sus datos financieros (en lugar de pruebas de muestra) para identificar automáticamente las señales de alerta.

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