¿Su negocio ha experimentado problemas con el fraude? Si es así, no estás solo, y si no, es posible que no hayas buscado lo suficiente.

Un estudio de 2020 de PwC  encontró que el 47 % de las empresas tuvieron al menos una incidencia de fraude en los dos años anteriores, con un promedio de seis instancias por empresa. El fraude de clientes fue el más común, seguido del ciberdelito, la apropiación indebida de activos, el soborno y la corrupción. Los incidentes se dividieron casi por igual entre perpetradores internos y externos. En conjunto, las pérdidas de las más de 5000 empresas encuestadas ascendieron a 42 000 millones de dólares.

Con la naturaleza desestabilizadora de la pandemia de COVID-19, la probabilidad de fraude es aún más frecuente. Un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE)  encontró que el 77 % de las empresas encuestadas en agosto de 2020 experimentaron un aumento en la actividad fraudulenta desde el comienzo de la pandemia, y el 92 % esperaba que el fraude aumentara en los próximos 12 meses.

Las empresas se apresuran a acelerar la incorporación de nuevos proveedores, a veces sin la debida investigación. Y con muchas empresas volando a ciegas en sus nuevos entornos de trabajo remoto, puede ser fácil pasar por alto los controles y balances financieros que pueden ocurrir en la oficina corporativa. Pero si no está mirando de cerca, puede ser fácil pasar por alto situaciones en las que su libro mayor no se equilibra correctamente.

Afortunadamente,  el análisis de datos  puede detectar señales de advertencia que los humanos a veces pasan por alto. Aquí hay un vistazo a algunos tipos clave de inconsistencias de datos que  las soluciones de análisis de datos  pueden detectar desde fuerzas internas y externas.

Asientos del libro mayor

Las entradas del libro mayor deben examinarse de cerca en busca de posibles fraudes o errores. Por ejemplo:

1. Identifique y busque palabras clave sospechosas

Identifique descripciones de entradas de diario sospechosas utilizando palabras clave que pueden indicar entradas no autorizadas o no válidas.

2. Estratificar las cuentas del libro mayor

Mire el rango normal de valores para resaltar las entradas fuera de ese rango: si su entrada promedio en el libro mayor para la nómina es de $ 2 millones y una aparece como $ 500 000, la entrada puede justificar un mayor escrutinio.

3. Busque montos de entradas de diario atípicos

Utilice su solución de análisis para marcar las entradas con más de dos desviaciones estándar de las entradas típicas, lo que puede indicar un error contable o un posible fraude.

Gastos de negocio

Los gastos en áreas como viajes y entretenimiento son a menudo donde los empleados sin escrúpulos pueden falsificar números a través de múltiples métodos. Aquí hay algunas formas de monitorear el fraude en el seguimiento de gastos:

4. Analizar el Gasto Promedio por Departamento

Es probable que su departamento de ventas tenga costos de viaje mucho más altos que su equipo de programación. Supervise los gastos del departamento a lo largo del tiempo para comprender el rango promedio de cada división y configure una alerta para que se active si el departamento se desvía de ese rango. A veces, un evento estacional específico, como una conferencia, puede desequilibrar el equilibrio, así que haga un análisis línea por línea para confirmar si todo va por buen camino.

5. Verifique las reclamaciones de reembolso sospechosas

Un área común en la que los empleados pueden (a menudo sin darse cuenta) sumergirse dos veces es en torno al reembolso de combustible y millaje. Si ya están enviando millas para reembolso, los cargos por combustible deben marcarse como un elemento duplicado.

6. Identificar compras divididas

Los empleados pueden eludir los límites de compra al dividir una compra grande en dos artículos de línea diferentes: su  solución de análisis  puede alertarlo sobre tales «compras divididas».

7. Esté atento a los gastos elevados de comidas en grupo

Los registros históricos le brindan un buen nivel de referencia para los gastos promedio de comidas grupales. Un registro debe marcarse para revisión si está fuera del rango normal.

9. Identifique reclamos duplicados

8. Encuentra montos redondos

¿Ve un gasto por una cantidad redonda, como un cargo de $200? Es probable que estos cargos no ocurran por casualidad, por lo que puede significar que el empleado está utilizando su tarjeta de empresa para obtener adelantos en efectivo.

Algunos empleados pueden enviar informes de gastos por compras que ya han cargado a sus cuentas corporativas y recibir un reembolso doble por el mismo gasto.

10. Desactivar tarjetas de empresa inactivas

Si un empleado deja su empresa, pero su tarjeta sigue activa, puede ser susceptible de uso fraudulento. Asegúrese de que estas tarjetas de crédito se cierren de inmediato.

Nómina de sueldos

11. Marcar aumentos salariales sospechosos

Esté atento a múltiples aumentos de salario pequeños para el mismo empleado dentro de un solo año calendario y comuníquese con Recursos Humanos para verificar que estén aprobados.

12. Identifique a los empleados fantasma que todavía están en la nómina

¿Los empleados que han dejado el negocio siguen apareciendo en la nómina? Esto a veces puede significar que otro empleado ha modificado la nómina a los detalles de su cuenta bancaria para realizar un fraude financiero.

Pagos de proveedores

Los pagos de los contratistas están plagados de comportamientos fraudulentos, ya que el proveedor o un empleado sin escrúpulos pueden canalizar dinero a través de facturas falsas o infladas. Aquí hay algunos consejos para evitar el fraude de proveedores y los descuidos de facturación:

13. Creación y facturación de proveedores separados

Asegúrese de que el empleado responsable de crear perfiles de proveedores no sea también responsable de generar y aprobar facturas. Un empleado deshonesto puede aprovechar este rol para crear facturas falsas de proveedores ficticios, al igual que una persona ajena que obtuvo acceso a las credenciales del sistema.

14. Marcar facturas duplicadas

Los proveedores pueden enviar la misma factura varias veces, ya sea por accidente o para hacer un seguimiento de las facturas impagas. Puede pagar la misma factura dos veces si no tiene un sistema para rastrear y marcar duplicados.

15. Esté atento a los cambios frecuentes en los detalles del proveedor

Por ejemplo, si una tabla maestra incluye cambios frecuentes en la dirección de un proveedor, este es un indicador potencial de fraude.

16. Identifique las coincidencias entre los detalles del proveedor y del empleado en su tabla maestra

Identifique detalles bancarios, direcciones u otros datos coincidentes entre un archivo de proveedor y los detalles de nómina de empleados. Esto puede indicar que el empleado ha configurado una cuenta de proveedor fraudulenta.

17. Encuentre compras sin orden de compra por encima del límite en dólares

En la mayoría de las empresas, las compras por encima de un determinado umbral están asociadas a una orden de compra. Si observa compras grandes que no lo son, pueden indicar un fraude o un error contable o del proveedor.

18. Seguimiento de recibos generales

Los recibos generales se refieren a las facturas de múltiples servicios que aún no se han prestado. Asegúrese de que, si los proveedores emiten el pago por adelantado del servicio o la recepción de bienes, tenga una forma de rastrear la entrega de su trabajo.

Clientes

El fraude y los errores contables también pueden causar problemas al trabajar con sus clientes. Aquí hay un par de formas de verificar la contabilidad precisa con sus clientes:

19. Validar los límites de crédito del cliente

Asegúrese de que todos sus clientes tengan límites de crédito consistentes en línea con su perfil de crédito comercial y el tamaño de la empresa, marcando aquellos con límites de crédito excesivos. Es posible que esos clientes no puedan pagar los préstamos pendientes.

20. Identificar Clientes Sancionados

Ejecute sus cuentas de clientes a través de una base de datos que marcará a los clientes sancionados de los registros públicos, incluida la lista SDN de OFAC, la lista SAM, la lista LEIE de HHS y otros. Esto lo ayudará a identificar a los clientes que pueden necesitar más validación o que deberían ser cortados.

Próximos pasos: prevención del fraude con análisis de datos

Hay muchas formas de identificar el fraude y los errores contables dentro de su negocio, pero si solo revisa las transacciones manualmente, es probable que se pierda mucho. Los errores, los cargos no autorizados y las señales de fraude pueden pasar desapercibidos para el equipo de cuentas por pagar, lo que podría ocasionar pérdidas de millones de dólares en el transcurso de un año.

Para detectar con precisión y remediar rápidamente el fraude antes de que tenga un gran impacto en su organización, es importante implementar el mejor análisis de su clase que pueda analizar el 100% de sus datos financieros (en lugar de pruebas de muestra) para identificar señales de alerta automáticamente.

Su conjunto de herramientas debe integrarse con conjuntos de datos internos y externos, incluido su ERP, sistema de nómina y conjuntos de datos gubernamentales, como datos del censo y otros registros públicos que se pueden usar para verificar la precisión de sus datos. Un sistema de entrega continua, que proporcionará alertas instantáneas sobre posibles infracciones, también puede usar reglas personalizadas y disparadores diseñados para su industria. Al implementar el aprendizaje automático avanzado, sus equipos de contabilidad, cumplimiento y TI tendrán inteligencia vital disponible para ayudarlos a mantener segura su organización.